Ruimte geven begint bovenin

Wat je in het klein doet, wordt in het groot gekopieerd

Laatst was ik bij een klant waar twee MT-leden tegenover me zaten: een energieke vrouw en een wat bedachtzame man. Beiden positief, betrokken en met het hart op de juiste plek. We spraken over eigenaarschap en hoe je mensen in de organisatie zou kunnen activeren. Zij (ik noem haar Ellen) deelde enthousiast haar ideeën. Hij (Jurre voor de gelegenheid) luisterde aandachtig en knikte mee. Af en toe kwam er een reactie van zijn kant, tenminste … als hij de ruimte kreeg. Toen ik hen vroeg naar hun visie op hun voorbeeldrol, zag ik Jurre nadenken. Maar nog voordat hij zijn gedachten kon uitspreken, nam Ellen het voortouw. Alweer. Niet uit onwil, maar uit enthousiasme. Zo ging het nu eenmaal; Ellen praat, Jurre vult aan en that’s it.

Ik benoemde wat ik zag. Jurre veerde op en ineens kwamen zijn inzichten. Het gesprek kantelde. Niet omdat er iets nieuws werd bedacht, maar omdat Jurre eindelijk de ruimte kreeg om uit te spreken wat al langer speelde. We besloten op dit moment eens nader uit te zoomen om naar de dynamiek tussen Ellen en Jurre te kijken en hoe ze gewend waren te reageren.

Uitzoomen helpt je vertragen en ontdekken door welk patroon het gedrag ontstaat en ook wat je zelf in dit patroon in stand houdt. We realiseren ons vaak niet hoe snel we voor de ander denken. Vanuit betrokkenheid, verantwoordelijkheid of ambitie. Maar daarmee ontnemen we de ander ook iets: ruimte. En als je bovenin de organisatie (als MT) die ruimte structureel inneemt, wordt dat het voorbeeld voor de lagen daaronder en ontstaat een patroon. Niet bewust, maar wel zichtbaar.

Hoe laat je als MT bewust voorbeeldgedrag in communicatie zien?

Ik geef je 5 praktische tips:

Tip #1: uitzoomen

Zoom als leiding regelmatig uit en evalueer jullie eigen communicatie op interactieniveau.

Tip #2: stilstaan bij wat er gebeurt

Wanneer je merkt dat de interactie in je team niet effectief is, spreek af om hierbij stil te staan. Leg het bloot als het zich voordoet en benoem feitelijk wat er gebeurt.

Tip #3: vat samen en herhaal

Wanneer collega’s zichzelf herhalen komt dat meestal omdat ze willen voorkomen dat ze niet begrepen worden. Vat daarom regelmatig samen en benoem de herhaling.

Tip #4: vul stiltes niet (meteen) in

Wanneer anderen stil zijn, vul dan niet, als reactie, de ruimte. Vraag bijvoorbeeld naar wat iemands gedachtes zijn. Dat brengt het gesprek meestal weer op gang en in balans.

Tip #5: waardeer wanneer het goed gaat

Sta ook stil bij de momenten dat het goed gaat en waardeer als er effectief gebruik wordt gemaakt van de ruimte.

Wat je bovenin laat liggen …

…wordt onderin gemist. De manier waarop je als MT met elkaar omgaat, zegt alles over de cultuur die je creëert. Als jij als leider het gesprek domineert, zal je team daarop reageren. Als jij onbewust patronen herhaalt – bijvoorbeeld door altijd degene te zijn die de besluiten neemt of de lijnen uitzet – dan is het niet vreemd dat medewerkers minder initiatief tonen. Cultuur is niets anders dan gewenst gedrag en ongewenst gedrag dat zich herhaalt.

Dus willen jullie medewerkers activeren? Sta dan eens stil bij jullie eigen voorbeeldgedrag. Pas de  tips toe, eerst in jullie MT en breid het daarna uit in de lagen daaronder. Je zal merken dat er meer initiatief ontstaat of zelfs ideeën die je niet had zien aankomen!

Wil je meer lezen over interactiepatronen?

Lees dan ook het blog ‘Interactiepatronen doorbreken’.