Beter communiceren op de werkvloer. Hoe dan?

Roos: “Pfffiew, net pas klaar met een functioneringsgesprek met Mike. Feedback geven zodat iemand het ook oppikt kan soms best moeilijk zijn. Hopelijk …”

Collega: “Joh, praat me er niet van. Ik heb het eens zo erg gehad dat er geen doorkomen aan was. Ik weet het nog heel goed, dat was zo’n drie jaar geleden, toen Otto nog directeur was. Of was het nu daarvoor? Anyway …”

De collega ratelt nog even door en Roos knikt maar wat.

Het is slechts een van de vele voorbeelden van hoe collega’s met elkaar communiceren op de werkvloer. Herkenbaar? Heb jij er ook zo’n hekel aan wanneer je onderbroken wordt? Of lijkt het soms alsof je, ondanks je argumenten, tegen een muur praat? Wil jij dat collega’s sneller iets van je aannemen of dat je partner of familielid je beter begrijpt? Lees dan verder en ontdek hoe je, ongeacht het onderwerp en met iedereen beter communiceren kunt.

Wat is communicatie?

Als je communicatie met collega’s, vrienden of zelfs met je partner wilt verbeteren, is het belangrijk dat je weet wat het inhoudt. Natuurlijk weet je wat het begrip ‘communicatie’ betekent, maar let op: goed kunnen praten is iets anders dan goed communiceren. Effectieve communicatie wordt gekenmerkt door luisteren (en dat is iets anders dan horen), begrip voor de behoeften of standpunten van een ander en daar respectvol mee omgaan. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. Ik zal je uitleggen waarom.

Luisteren is een kunst

Luisteren doe je wat mij betreft met al je zintuigen en dus niet alleen met je oren. Het is een proces waarbij iemands woorden, iemands lichaamstaal en gezichtsuitdrukking verwerkt worden. Echt luisteren vraagt om aandacht en een open, eerlijke en nieuwsgierige houding. Wanneer je te snel conclusies trekt, beperk je jezelf. Denk nog even aan het gesprek op de werkvloer tussen Roos en haar collega. Ze was op zoek naar begrip en misschien ook wel naar advies. En in plaats van even te pauzeren om vervolgens alsnog haar verhaal te doen, voelde ze zich afgewezen en was het enige dat ze dacht: laat maar, hij weet toch alles beter.

Door haar eigen aannames klapte Roos dicht. Aan andere kant had die collega Roos wat ruimte kunnen geven. Wanneer ze beiden voor een open, eerlijke en nieuwsgierige houding hadden gekozen hadden ze elkaar gehoord en begrepen. Wie weet wat dat had opgeleverd. Het is zoals de Wet van de Wederkerigheid, wanneer je moeite voor iemand doet en je verdiept in iemands situatie zul je zien dat de ander dat ook sneller zal doen. Goed luisteren vraagt daarom dat je je bewust bent van belemmeringen zoals aannames en gedachten. Lees verder en ontdek hoe je met deze aannames en gedachten om kunt gaan, zodat je beter communiceert met collega’s. Ongeacht met wie, waarover en met welk doel.

Aannames en wat je eraan kunt doen

Hoe we zijn opgevoed, wat ons is aangeleerd of wat we eerder hebben meegemaakt, projecteren we onbewust op nieuwe situaties. We maken aannames die in werkelijkheid vaak onjuist zijn. We interpreteren soms iets op een bepaalde manier uit angst voor controleverlies of om een afwijzing te voorkomen. Je kapt een gesprek dan af of pusht het in een andere richting. Aannames zorgen voor miscommunicatie waardoor een samenwerking of relatie in gevaar komt. Dat wat je eigenlijk wilt voorkomen, gebeurt dan juist. Wil je beter communiceren met collega’s op de werkvloer? Word je dan eerst bewust van deze aannames en het effect dat ze op jou en je omgeving hebben. Verbeter de communicatie door het stellen van belangstellende vragen en maak gebruik van stiltes. Dat levert je meer informatie en begrip op. Praat niet aan een stuk door om stiltes te voorkomen, maar geef de ander de ruimte om te antwoorden. Als jij je visie of standpunt durft los te laten en je verplaatst in de ander, zal die ander dat ook makkelijker doen. Alsnog niet eens met de ander? Je kunt altijd weer terug naar je standpunt.

Blokkerende gedachten opheffen

Wist je dat ons brein zo’n 50 gedachten per minuut genereert? Gelukkig is ons brein rekbaar en kunnen we heel wat aan. We kunnen én een gesprek voeren én van alles denken. Ik noem dit soort gedachten parallelle gedachten. Die kunnen heel handig zijn, bijvoorbeeld wanneer je denkt aan de naderende eindtijd van je gesprek. Parallelle gedachten kunnen je echter ook blokkeren. Ze geven je dan een naar gevoel en weerhouden je ervan om dingen te doen of te zeggen. Je hebt ze in de loop van de tijd ontwikkeld en ze komen meestal naar boven tijdens spannende momenten. Zo dacht Roos dat ze maar beter haar mond kon houden. Mike weet alles beter en straks denkt hij nog dat ze een watje is. Dit soort negatieve, parallelle gedachten kun je opheffen door je ervan bewust te zijn en je te realiseren dat het slechts gedachten zijn. Het zijn geen feiten en … jij bent niet je gedachte!

Wat zijn jouw gedachten?

Met de oefening ‘Beter communiceren op de werkvloer’ hieronder krijg je inzicht in je gedachten en de effecten daarvan. Je vindt deze oefening ook in mijn boek Overtuigend luisteren.

Oefening ‘Beter communiceren op de werkvloer’

Analyseer eens een lastig gesprek van afgelopen week. Neem een A-viertje en deel die in twee kolommen. Bovenaan de linker kolom schrijf je het woord ‘gezegd’. Bovenaan de rechter kolom schrijf je het woord ‘gedacht’. Schrijf in de linker kolom – onder elkaar – wat er over en weer is gezegd. Wat zei jij? Wat zei de ander? Wat zei jij weer? Gedaan? Nu volgt het interessantste deel. Schrijf in de rechter kolom – ook weer van boven naar beneden – wat je op datzelfde moment dacht. Dus naast elke uitgeschreven zin onder ‘gezegd’ schrijf je op wat je daarbij dacht.

En? Zie je wat je gedachten voor effect hebben gehad op wat je zei en wat je interpreteerde?

Wil jij:

… meer gehoord worden?

… effectievere gesprekken voeren?

… anderen beter begrijpen?

… zelf beter begrepen worden?

… ontdekken welke aannames of gedachten jou mogelijk belemmeren?

… leren hoe je hiermee omgaat?

… beter communiceren op de werkvloer?

… beter communiceren met je partner, vrienden of familie?

Wacht dan niet en klik hier voor een oriëntatiegesprek. Dat kost je niets en is geheel vrijblijvend. We kijken dan samen in welke situaties jij beter communiceren wilt en hoe je dat het beste kunt aanpakken!