Ik wil je graag meenemen naar een voorbeeld uit de praktijk. Max, algemeen directeur, keek de vergaderruimte rond. Zijn MT was voor de derde keer deze maand vastgelopen in dezelfde discussie: de samenwerking tussen afdelingen.
‘Ik baal ervan dat dit steeds misgaat,’ zuchtte de operationeel manager.
‘We hebben afspraken gemaakt, maar toch loopt alles weer vast.’
‘Ja, en iedereen blijft op z’n eigen eiland zitten,’ vulde de commercieel directeur aan. ‘We willen wel samenwerken, maar de praktijk is gewoon taai.’
Max knikte. Dit klonk bekend. Té bekend. Dit gesprek had hij al zo vaak gevoerd. Trage besluitvorming, langs elkaar heen werken, verantwoordelijkheden die niet helder waren. En steeds probeerde hij het op te lossen. Hij had structuren aangescherpt, projecten uitgesteld en overlegmomenten toegevoegd. Alles om het MT beter te laten samenwerken. Maar ondanks al die oplossingen bleef het probleem terugkeren. Moet ik nu weer ingrijpen dan?
Dat was in de regel Max’ eerste neiging. Een duidelijke beslissing nemen, richting geven, de boel rechtzetten. Ja, daarvoor ben je directeur, toch?
Maar het zat hem niet lekker.
Hij had alles geprobeerd – tenminste, dat dacht hij. Maar toen hij meer uitzoomde, zag hij dat hij steeds hetzelfde gedaan had en daarmee het belemmerende patroon in stand hield: hij vulde de ruimte door zelf het probleem als geheel te willen oplossen. Wat als hij zelf onderdeel was van het probleem?
De doorbraak: een andere vraag
Max leunde achterover. In plaats van direct de leiding te nemen gaf hij ruimte aan het oplossend vermogen van zijn MT en stelde hij de vraag: ‘kunnen jullie een specifiek moment noemen waarop dit daadwerkelijk misging?’
Even bleef het stil. Toen kwamen de voorbeelden:
- Bij de lancering van het nieuwe product: marketing en sales zaten vooraf al niet op één lijn, waardoor alles weken vertraging opliep.
- Toen IT de systemen had aangepast, had operations dat pas op het laatste moment gehoord en konden zij geen feedback meer geven.
- Bij de strategische plannen communiceerde iedereen langs elkaar heen omdat ze te veel op hun eigen doelen gefocust waren.
Max luisterde en het werd hem duidelijk dat het probleem niet de onwil was om samen te werken. Dat was te algemeen, te abstract. De echte pijn zat in ‘kleine’ concrete momenten waar het spaak liep, maar deze momenten voelden ‘groot’. En juist omdat hij het steeds zelf ook als een groot, fundamenteel probleem had benaderd, hield hij onbewust deze patronen in stand.
Dat kon anders. Te beginnen met kleine stapjes.
‘In plaats van weer allerlei oplossingen te bedenken om de samenwerking te verbeteren, stel ik voor dat we focussen op één ding: die kritieke momenten. Wat kunnen we daar verbeteren?’
Het team viel stil. Dit was anders. Dit keer geen vage, algemene verandering, maar een concrete vraag. Na overleg kwamen ze met een praktische oplossing: vóór elke grote lancering of systeemwijziging zou er een kort afstemmingsoverleg plaatsvinden tussen maximaal drie stakeholders. Geen ingewikkelde herstructurering. Geen extra managementlaag. Gewoon een helder moment waarop de juiste mensen de juiste informatie kregen.
De energie in de vergadering veranderde. Wat eerst als een groot en ongrijpbaar probleem voelde, werd plots behapbaar.
Waarom grote dingen kleiner maken werkt
Wanneer iets groot en abstract aanvoelt en de leider denkt dat hij of zij zelf de oplossingen moet bedenken, vult dit als het ware de professionele ruimte. Als er geen ruimte wordt ervaren, zien mensen meestal alleen nog de problemen en obstakels. Maak het probleem kleiner door eerst uit te zoomen en geef jezelf en je team de ruimte om ermee om te gaan.
De vergrootglasval
Soms houden we een vergrootglas op een probleem en maken we het groter dan nodig is. Maar als je het even weglegt en uitzoomt, zie je dat de oplossing vaak simpeler is dan je dacht.
Max en zijn MT zaten gevangen in de vergrootglasval. Ze bleven praten over ‘samenwerking als groot probleem’, maar zolang ze er op die manier naar keken, leek het alleen maar complexer. Elke discussie benadrukte opnieuw hoe taai en onoplosbaar het voelde. Het probleem vulde de ruimte, terwijl de oplossing juist in kleine, concrete momenten zat.
Wat gebeurt er als je blijft inzoomen op het zogenaamde probleem?
Een vergrootglas helpt je de details beter te zien, maar als je het te lang gebruikt, dan:
- worden kleine hobbels enorme obstakels
- zie je alleen het probleem, niet de context eromheen
- verlies je uit het oog wat wél goed gaat en waar kansen liggen
Max vulde onbewust de ruimte door steeds opnieuw te zoeken naar grote oplossingen voor een groot probleem. Maar toen hij het vergrootglas weglegde en uitzoomde, zag hij wat er echt nodig was: niet nóg een structuurwijziging, maar een simpele afstemming tussen de juiste mensen op de juiste momenten.
De kracht van uitzoomen
Door uit te zoomen kun je:
- het grotere plaatje zien en verbanden leggen
- herkennen waar je zelf een belemmerend patroon in stand houdt
- ruimte creëren, zodat je team zelf naar oplossingen kan kijken
Max doorbrak het patroon en stelde de vraag: ‘wanneer ging het mis?’ waarna er concrete momenten naar boven kwamen. Niet de vage gebrekkige samenwerking, maar specifieke situaties waarop afstemming ontbrak. Dit maakte het probleem ineens hanteerbaar.
Hou jij weleens een vergrootglas op een probleem en voelt het daardoor groter dan het eigenlijk is? Kijk eens wat er gebeurt als je even uitzoomt.
Grote veranderingen beginnen bij jou
Max besefte dat hij de sleutel was. Niet door nog meer ruimte te nemen en actie te ondernemen, maar door de juiste vragen te stellen en ruimte te geven. Door zijn team eigenaarschap te geven in plaats van oplossingen voor ze te bedenken.
De volgende keer dat jouw team een groot probleem ervaart en er zelf niet uitkomt, vraag jezelf dan af: wat is mijn rol hierin? Hoe kunnen we uitzoomen en het kleiner maken zodat de ruimte niet gevuld wordt met grote abstracte problemen. En hoe kun je (met vragen stellen) het potentieel van collega’s ruimte geven voor oplossingen?
PS: In mijn nieuwe boek ‘Leider in de ruimte’ leer je hoe je als leider professionele ruimte creëert zonder grip te verliezen. Meer weten? Houd de lancering in de gaten!
