‘Waarom lukt het jou nou nooit om je deadlines te halen?’
Deze vraag stelde leidinggevende Yasmine aan een medewerker die keer op keer vastliep. Gefrustreerd door het gebrek aan vooruitgang had ze het gevoel dat er maar twee opties waren: de medewerker in bescherming nemen of uitfoeteren. Maar wat als er een derde weg is? Ontdek hoe respectvol confronteren en volwassen communicatie je verder brengt.
Interactiepatronen
Al in een eerder blog schreef ik over belemmerende interactiepatronen en de dramadriehoek, een concept dat de dynamiek tussen drie veelvoorkomende rollen beschrijft:
- De Redder: probeert de ander te beschermen tegen ongemak, vaak vanuit een behoefte om aardig gevonden te worden of de situatie snel op te lossen.
- De Aanklager: wijst met de vinger en legt de schuld bij de ander, vaak met een kritisch of verwijtend ondertoon.
- Het Slachtoffer: ervaart zichzelf als machteloos en zoekt vaak onbewust bevestiging van die positie.
Als leidinggevende kun je, net zoals Yasmine, ongemerkt proberen een medewerker te behoeden of juist gefrustreerd raken bij terugkerend gedrag. Hoe kun je de ander helpen, zonder dat je in de dynamiek van de dramadriehoek verstrikt raakt? Jij schiet er namelijk niets mee op en de medewerker voelt zich niet gehoord of gesteund. Het antwoord ligt in: volwassen communicatie.
Volwassen communicatie
Tijdens de training kwamen we tot een cruciaal inzicht. Confronteren hoort erbij, maar de manier waarop maakt het verschil. Een volwassen communicatiestijl houdt in dat je de ander respecteert, echt luistert en vertrouwen toont in zijn of haar potentieel. Het betekent dat je bereid bent ongemak aan te gaan omdat je weet dat groei meestal in die momenten ontstaat.
Volwassen communicatie vraagt ook om vertrouwen in de intenties van de ander. Niemand staat ’s ochtends op met het doel om het jou eens flink moeilijk te maken. Misschien weet een medewerker niet hoe hij verder moet of zit hij vast in een bepaalde mindset. Aan jou, als leidinggevende, de taak om hem of haar daaruit te helpen door het stellen van confronterende vragen (zonder verwijtende toon). Door energie in de ander te steken vanuit het geloof dat hij of zij het in zich heeft een volgende stap te maken. Je creëert een veilige ruimte waarin ongemakkelijke gesprekken niet worden vermeden, maar kunnen worden aangegaan.
Terug naar Yasmine
Ze had moeite met de medewerker die zijn doelen niet behaalde en voortdurend met andere excuses kwam. Haar eerste reactie was typisch reddend en daarmee nam ze hem niet serieus. Ze wilde hem ontzien door de werkdruk te verlichten en de lat wat lager te leggen. Toen dat niet werkte, sloeg de balans door naar kritiek en vroeg ze verwijtend: ‘Waarom lukt het jou nou nooit om je deadlines te halen?’ In de training onderzochten we wat een andere, meer volwassen en gelijkwaardige benadering in deze situatie zou betekenen. Met andere woorden: hoe kun je confronteren zonder te verwijten? Hoe kun je zonder vooroordeel luisteren naar wat een ander daadwerkelijk nodig heeft om verder te komen? Samen zoomden we uit, bespraken en oefenden hoe je zo’n gesprek zou kunnen voeren.
Yasmine nam zich voor het de volgende dag direct toe te passen. Op de tweede trainingsdag vertelde ze de groep over haar ervaring met de nieuwe aanpak. In plaats van te verzachten of te bekritiseren, had ze een confronterende maar respectvolle vraag gesteld: ‘Wat zie jij zelf als de grootste belemmering voor het halen van deadlines en welke actie kun je nu zelf ondernemen om dat te veranderen?’ Deze eenvoudige, maar krachtige vraag zorgde voor een open gesprek. De medewerker gaf aan dat hij zich steeds vaker overweldigd voelde en haar niet wilde lastig vallen. De complexiteit van de taak maakte dat hij onzeker werd en bang was om fouten te maken. Ze besloten vervolgens om samen een concreet plan op te stellen en de taak op te splitsen in kleinere stappen. Ook spraken ze af wat vaker even een koffiemomentje in te lassen om de voortgang te bespreken. Wat ze vervolgens zag is dat de medewerker zich gehoord voelde. Hij toont sindsdien meer zelfvertrouwen, pakt taken sneller op en trekt op tijd aan de bel als het echt niet gaat lukken.
Vertrouwen is de sleutel
Zo zie je hoe belangrijk vertrouwen is. Vertrouwen betekent dat je gelooft in het potentieel van je medewerkers, ook als het even tegenzit. Het betekent dat je bereid bent ongemak aan te gaan en dit als kans ziet voor ontwikkeling. Voor de medewerker en voor jezelf. In plaats van te beschermen of te bekritiseren, creëer je een veilige omgeving voor open gesprekken waarin je naar elkaar luistert met de intentie om elkaar te begrijpen. Samen onderzoek je wat er nodig is om de volgende stap te kunnen zetten. Dit vraagt om zelfreflectie, nieuwsgierigheid, soms misschien wat lef en tot slot, altijd een volwassen, respectvolle benadering.
Welke rol herken jij bij jezelf in lastige gesprekken? En wat zou je kunnen doen om meer vanuit vertrouwen te werken?
