Exitgesprekken voeren
Overtuigend luisteren
Marc van Katwijk
Overtuigend luisteren
09/30/2022
5 min
0

Exitgesprekken voeren: zo hoor je het ongezegde

09/30/2022
5 min
0

De krappe arbeidsmarkt zorgt ervoor dat thema’s als personeelsbehoud en talentontwikkeling bij veel HR- en andere managers hoog op de agenda staan. En als er iemand vertrekt, dan worden er (tenminste daar ga ik vanuit) exitgesprekken gevoerd. Met de inzichten vanuit die exitgesprekken kunnen eventuele ongewenste patronen gesignaleerd en in de toekomst mogelijk voorkomen worden. Echter is niet iedereen even open over zijn vertrek.

Veel vetrekkende medewerkers geven aan dat ze ergens anders meer kunnen verdienen. Het kan natuurlijk waar zijn, maar het is het meest gebruikte excuus om niet te hoeven zeggen dat de relatie met de leidinggevende of collega’s slecht was. Een hogere functie of meer verantwoordelijkheden kan een signaal zijn dat er weinig aandacht is geweest voor bijvoorbeeld iemands ambities en ontwikkeling. Maar hoe kom je er dan achter of alles wat gedacht wel gezegd wordt?

Voordat we verder gaan …

Ik vertel je zo meer over het effectief voeren van exitgesprekken, maar daaraan voorafgaand wil ik graag iets zeggen over het effect van verdiepende gesprekken in het algemeen. Want, waarom zouden we pas bij iets belangrijks zoals een uitdiensttreding de tijd nemen voor een verdiepend gesprek? Een gesprek waarin je oprecht nieuwsgierig bent naar de mening en beweegredenen van de ander. Ik weet zeker dat als we vaker verdiepend met elkaar zouden praten, we veel minder voor verrassingen zullen komen te staan. Betrek het eens op jezelf. Als de communicatie met jouw manager matig is, dan ervaar je waarschijnlijk weinig stimulans om je visie of ideeën te uiten, laat staan dat je je gehoord voelt. Toch? Wees een eventueel vertrek van een goede collega voor en laat je niet verrassen!

Luisteren is de sleutel

Bij exitgesprekken gaat het niet om winnen of je gelijk halen. Althans zo zou het moeten zijn. Dit geldt trouwens niet alleen voor exitgesprekken, maar voor heel veel soorten gesprekken die je met medewerkers voert. Luisteren is de sleutel. Luisterende organisaties zijn hier een mooi voorbeeld van. Door vaker gesprekken met elkaar te voeren, nieuwsgierig en open naar elkaar te luisteren, begrijpen zij elkaar beter en ontstaat er verbinding. Dat zie je terug in hun resultaten én het lage personeelsverloop. Goed, wat heb je dan nodig om goed naar een medewerker te kunnen luisteren.

Nadenken over de timing van exitgesprekken

Ze zeggen niet voor niets timing is everything. Als je een goed exitgesprek wilt voeren, zorg er dan voor dat je hiermee rekening houdt. Check bij de vertrekkende medewerker wat diens voorkeur is. Misschien kiest hij (/zij) er liever voor om het gesprek zo snel mogelijk in te plannen. Aan de andere kant moet hij dan nog wel een tijdje door voordat hij daadwerkelijk vertrekt. Het verschilt natuurlijk per medewerker. Mogelijk dat hij zich vlak voor vertrek comfortabeler voelt om open en eerlijk zijn mening en ervaringen te delen. Misschien spelen emoties een rol? Wanneer je merkt dat jij (ja jij, de manager, maar daar kom ik zo op terug) of de medewerker wat hoog in de emoties zit, is het verstandig om het gesprek ergens anders of zelfs ná het vertrek te voeren. Als de emoties wat tot rust gekomen zijn kun je veel beter luisteren, nadenken en reageren.

Bewust zijn van jezelf

Zoals ik net al aangaf, kan ook jij bepaalde emoties ervaren bij het vertrek van een medewerker. Als je je daarvan niet bewust bent, kan dat een goed gesprek behoorlijk in de weg staan.

Een voorbeeld. Tijdens één van onze communicatietrainingen gaf Tessa (HR Manager van een middelgroot IT consultancy bedrijf) aan dat het verloop het afgelopen halfjaar fors is toegenomen.

 “Het is echt niet leuk om al die mensen te zien gaan, ook niet voor de collega’s die achterblijven. Het lukt me maar niet om de vinger op de zere plek te krijgen. Die exitgesprekken leveren echt te weinig op en ik weet eigenlijk niet meer wat ik nog kan doen erachter te komen waarom er nu zo vaak mensen vertrekken.”

 Er volgde een verhelderend rollenspel. Tessa’s collega’s gaven naderhand feedback, zoals:

  1. Tessa’s ontvangst was nou niet bepaald hartelijk
  2. de vragen waren goed, al werden ze wel erg snel achter elkaar gesteld
  3. de medewerker leek weinig aandacht voor het gesprek te hebben
  4. de medewerker zei nauwelijks iets

Zoals je ziet, was er op zowel op de rol van de HR Manager als de medewerker feedback. Om te kijken wat er zich gedurende dit gesprek afspeelde, vroeg ik Tessa wat ze tijdens het gesprek dacht en voelde. “Heel eerlijk, ik schrik er wel een beetje van want ik voelde me geïrriteerd. Ik dacht aan al die andere gesprekken denken. Wéér een die weggaat. Ik merkte dat ik hem wilde overtuigen van het feit dat we echt een leuke club zijn.”

Haar collega die de rol van medewerker op zich had genomen zei: “Ik had eeder het idee dat je niet echt tijd voor me had. Het leek er zelf een beetje op dat het vertrek hem verweten werd. Ik vind het moeilijk om dit te zeggen, want ik weet hoe hard je je inzet om mensen juist binnen te houden”.

Bij een goed gesprek wordt er niet ingevuld en probeer je onbevooroordeeld te luisteren. Dat vraagt behoorlijk wat van je: je durft je kwetsbaar op te stellen, bent oprecht nieuwsgierig en je laat je niet belemmeren door je eigen overtuigingen, vooroordelen of oude patronen. Nee, dat is inderdaad niet niks, maar het kan wel! Los van je bewust zijn van je eigen overtuigingen, spelen jouw oprechte bedoelingen (je intenties) een cruciale rol.

De intenties van exitgesprekken

Voordat jullie in gesprek gaan is het goed om je intenties vooraf open en eerlijk op tafel te leggen. Wat kunnen de intenties van een exitgesprek zijn? Denk bijvoorbeeld aan de intentie om er een ontspannen en open gesprek van te maken en dat je de medewerker graag de ruimte geeft om zijn zegje te doen. Wees open over het feit dat je de werkelijke redenen (inclusief de onbewuste of onuitgesproken redenen) van het vertrek wilt leren kennen en leg uit waarom. Nog een intentie: vertrouwen op een goede afloop en dat de medewerker met een goed gevoel vertrekt.

 Je intentie of mindset is waanzinning krachtig en bepaalt voor een groot deel het resultaat. Neem topsporters. Als het dreigt mis te gaan, weten zij, juist door die mindset, het tij te keren. Dus, door vooraf na te denken over je intenties en je er tijdens het gesprek bewust van te zijn, kun je als het bij jou dreigt mis te lopen het gesprek altijd weer de goede kant op sturen. Juist door je intenties, ben je bezig met creëren waardoor je de ander beter begrijpt. Je luistert met al je zintuigen, wacht geduldig tot de ander begint te praten. Stiltes zijn prima, ze geven iemand de ruimte om over zijn antwoord na te denken. Denk je dat er meer in zit? Vraag dan nieuwsgierig door. En mocht de reden daadwerkelijk in het salaris of de functie liggen, dan hoop ik dat je jouw vertrekkende collega met oprechte intentie heel veel plezier en succes wenst in de nieuwe job en dat je de deur openlaat voor de toekomst.

Intenties vergroten de kans dat je daadwerkelijk ontdekt waarom iemand vertrekt. Kortom: je hoort het ongezegde.

Het ongezegde kunnen horen

Wanneer je via inzichten, bewustwording, praktische oefeningen en concrete feedback, anders wil leren luisteren en effectievere exit- en motiverende gesprekken met medewerkers wilt voeren, lees dan meer over onze praktijkgerichte (incompany) maatwerktrainingen. Op een positief confronterende manier komen we snel tot de kern. Op basis van jouw inzichten en leerbehoeften ontwikkel je daarna vaardigheden die je direct in je eigen situatie kunt toepassen. Stuur een berichtje via mail of LinkedIn en bel me gerust voor een oriënterend gesprek.

Reacties
Categorieën